Hojas de cálculo: Ya sea Excel, Google Sheets o LibreOffice, muchas empresas confían en estas herramientas para gestionar sus operaciones de ventas, almacén, recursos humanos y hasta finanzas.

Sin embargo, las hojas de cálculo tienen límites y desventajas, por lo que no siempre son la mejor solución para los procesos empresariales. 

En este artículo, comparamos las hojas de cálculo contra los software empresariales especializados para gestionar un negocio. Te mostraremos las ventajas y desventajas de cada uno para que tomes una decisión informada y uses cada herramienta de la mejor manera.

¿Qué son las hojas de cálculo?

Las hojas de cálculo son un tipo de software que permite a los usuarios organizar, analizar y almacenar datos en formato tabular o de tablas. 

Algunos ejemplos son: Excel, Google Sheets, Apple Numbers, etc.

3 Ventajas de las hojas de cálculo en la gestión de un negocio

1. Flexibilidad

Permiten personalizar y adaptar el formato según las necesidades de cada tarea o proyecto, sin importar de qué área se trate.

2. Accesibilidad

En la mayoría de los casos, las personas han recibido alguna clase en la escuela acerca de cómo usar las funciones básicas de las hojas de cálculo, como realizar operaciones matemáticas o crear gráficos, por lo que son una herramienta fácil de implementar. 

3. Bajo Costo

Muchos equipos de cómputo tienen preinstalado Excel, adicionalmente existen versiones gratuitas como LibreOffice o Google Sheets, lo que las hace una opción económica.

5 Desventajas de las hojas de cálculo en la gestión de un negocio

1. Entrada manual de datos e imprecisión de la información

La información debe ingresarse y manipularse manualmente. Esto crea una mayor carga de trabajo para los colaboradores y causa retrasos en los procesos del negocio.

Adicionalmente, la entrada manual de datos hace que los documentos sean vulnerables a errores de escritura, borrado accidental y duplicidad de datos, lo que afecta la calidad de la información.

2. Automatización limitada

Si bien se pueden automatizar algunas partes del proceso mediante el uso de funciones, estos aún deben ser ingresados manualmente por el usuario.

Por otro lado, aunque también hay macros y scripts para automatizar procesos más complejos, estos se enfocan en usuarios avanzados y regularmente requieren invertir en capacitación adicional.

3. Seguridad

Las hojas de cálculo no cuentan con controles de acceso estrictos, por lo que cualquiera podría ver y copiar información confidencial como datos de contacto de clientes, de los proveedores, información financiera de la empresa, etc.

4. Procesamiento de datos

Navegar una hoja de cálculo con 100 registros es simple, pero si tienes miles de datos, la cosa se vuelve compleja. Además, cuando un documento de Excel crece demasiado, tiende a funcionar de manera lenta. Esto se traduce en retrasos en los procesos de la empresa y frustración para los usuarios.

5. Escalabilidad limitada

A medida que una empresa crece, puede volverse difícil manejar los accesos, versiones y tamaño de los documentos. Sin mencionar que la colaboración puede volverse complicada.

¿Qué es un software empresarial especializado?

Por su lado, un software empresarial es una aplicación diseñada específicamente para gestionar los procesos operativos y administrativos de las empresas.

Se enfocan en automatizar, mejorar la eficiencia y proporcionar información en tiempo real para facilitar la toma de decisiones.

Algunos ejemplos de softwares empresariales incluyen los ERPs, CRMs, software de gestión de inventarios y software contables.

6 Ventajas de usar un software empresarial especializado

1. Automatización avanzada

Los software empresariales están listos para automatizar procesos y tareas repetitivas desde el primer día. Lo que optimiza tiempos y recursos, y permite que los colaboradores se dediquen a tareas más relevantes.

Algunos ejemplos de automatizaciones incluyen: envío de documentos, generación de reportes, automatización de flujos de trabajo, envío de notificaciones, etc.

2. Seguridad

Se pueden asignar controles de acceso basados en el rol de cada colaborador, para proteger los datos delicados.

Por ejemplo, veamos el caso del acceso a datos de un equipo de ventas:

• Gerente ventas: Tiene acceso a todos los datos de los clientes del área de ventas.
• Supervisor de ventas: Solo tiene acceso a los datos de clientes de sus subordinados.
• Agente de ventas: Solo puede ver los datos de sus clientes, pero no los de los clientes de sus compañeros. 
• Los colaboradores de otras áreas no pueden ver los datos de clientes.

3. Escalabilidad

Es fácil añadir más usuarios y tener un sistema interconectado incluso en múltiples locaciones. 

Los accesos pueden gestionarse de manera centralizada y aunque haya una gran cantidad de datos, son fáciles de gestionar y encontrar.

4. Reportes automatizados

Hace unos años tenía un trabajo donde debía hacer reportes para tres clientes distintos. Usando hojas de cálculo y Power Point me tomaba alrededor de 9 horas al mes. 

Luego de implementar un software empresarial esta tarea me tomaba a lo mucho 1 hora, gracias a que las herramientas especializadas permiten exportar reportes en un solo clic.

5. Soporte

Los proveedores de software para empresas ofrecen asistencia para la configuración del programa, capacitaciones para empleados y soporte para resolver posibles problemas que surjan.

Cuando usas hojas de cálculo, esto no es posible.

6. Retorno de inversión

82% de las empresas que proyectaron un aumento en el ROI, gracias al software empresarial, alcanzaron su meta. 78% de ellas la alcanzaron antes de un año (Ultraconsultants, 2019). 

Esto muestra que más que un gasto, el costo del software empresarial representa una inversión valiosa.

4 Motivos por los que las empresas cambian Excel por un software especializado

De acuerdo con una encuesta de Zoho, estas son las principales razones por las que las personas abandonan las hojas de cálculo en favor de un software especializado:

• 21.7% baja productividad
• 26.3% datos propensos a errores
• 26.5% captura manual de datos
• 25.5% dificultad para visualizar la información

¿Cuándo cambiar Excel por un software empresarial? 4 razones

Se recomienda la transición a un software empresarial en las siguientes situaciones:

1. Crecimiento de la empresa: El volumen de datos y operaciones supera la capacidad de las hojas de cálculo para gestionarlos eficientemente.
   
2. Necesidad de integración: Se requiere que diferentes departamentos compartan y accedan a la misma información en tiempo real.
   
3. Complejidad de procesos: Las operaciones se vuelven más complejas y demandan soluciones más robustas para su gestión.
   
4. Seguridad de datos: Es crucial garantizar la protección de información sensible y cumplir con regulaciones de protección de datos y privacidad, como la Ley Federal de Protección de Datos Personales, en México, o la GDPR europea.

Comparativa: Software empresarial vs hojas de cálculo

Característica	Hojas de cálculo	Software empresarial
Gestión de datos	Entrada y actualización manual de datos, propensa a errores y duplicados.	Automatización de la entrada y procesamiento de datos, reduce errores humanos, y elimina registros duplicados.
Escalabilidad	Dificultad para manejar grandes volúmenes de datos y operaciones complejas.	Diseñado para escalar con el crecimiento de la empresa, y gestionar datos complejos.
Colaboración	Colaboración limitada, especialmente en tiempo real; riesgo de conflictos de versiones.	Facilita la colaboración en tiempo real con múltiples usuarios y permisos definidos.
Seguridad	Seguridad básica; riesgo de acceso no autorizado o pérdida de datos.	Medidas de seguridad avanzadas, incluyendo control de acceso y copias de seguridad.
Análisis y reportes	Capacidades de análisis limitadas; requiere configuraciones manuales para informes avanzados.	Herramientas integradas para análisis de datos y generación de informes detallados al instante.
Personalización	Personalización limitada, debe hacerse de manera manual.	Personalización avanzada. Agrega campos y módulos en función de las necesidades del negocio.
Soporte	Sin soporte especializado.	Soporte para la implementación, capacitación y resolución de problemas.
Integración con el flujo de trabajo	Procesos separados. No están integrados.	Los procesos de un área se integran sin problema con procesos de otras áreas de la empresa.
Recordatorios y notificaciones	Se requieren configuraciones manuales para crear recordatorios.	Recordatorios y notificaciones automatizadas.
Tableros de mando	Requieren crearse manualmente. No tienen datos en tiempo real.	Tableros con la visión general del negocio o área, con datos en tiempo real.

Entonces, ¿cuál es mejor? ¿Excel o software empresarial?

El uso de hojas de cálculo o software empresarial depende de las necesidades específicas y el tamaño de tu empresa. 

Las hojas de cálculo son mejores para operaciones simples, con pocos datos. Mientras que el software para empresas se vuelve una necesidad a medida que el negocio crece y se vuelve más complejo.

El software especializado ofrece ventajas significativas en términos de eficiencia, seguridad, escalabilidad y ROI. Por lo que es la mejor opción para las organizaciones en crecimiento.

Si deseas un software empresarial que sea confiable y que se ajuste a las necesidades específicas de tu negocio, contáctanos y prueba FlexWM. Nos encantaría ayudarte a lograr tus metas.